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L’utilité d’un document unique administratif

Les risques professionnels sont présents partout (physique, organisationnelle et relationnelle), même dans les bureaux ! C’est pourquoi la mise en place d’un document unique administratif est aussi obligatoire.

Document unique obligatoire depuis quand ?

Avant le 5 novembre 2001, le document unique n’était pas encore obligatoire. Mais dès que le code de travail a clairement expliqué que ce document est devenu une obligation, des améliorations ont été constatées quant à la manière de prévenir les risques professionnels. La fréquence des accidents de travail et maladies professionnelles est effectivement réduite. Au cas où une entreprise (ayant plus d’un salarié) ne possède pas son document unique, une amende de 1 500 euros lui est soutirée.

L’article L. 4121-3 de ce même code de travail souligne que l’élaboration d’un document unique administratif ne suffit pas à elle seule ; il doit être mis à jour régulièrement, au moins une fois par an. Aussi, sans mise à jour document unique, l’entreprise sera sanctionnée.

Comment faire document unique ?

Il faut commencer par identifier les risques professionnels administratifs. Ils sont différents des risques classiques, car ils sont moins évidents. En effet, dans les locaux de bureaux, les fonctions mentales jouent un rôle important. Les risques concernent alors : la santé psychologique. Par ailleurs, les violences au travail sont devenues courantes, si bien qu’elles sont identifiées comme des risques professionnels. D’ailleurs, en cas de violences, cela aura un impact non négligeable sur la santé du travailleur (dépression, addictions, etc.).

La plupart des employés commettent l’erreur de négliger les risques physiques dans les bureaux. Pourtant, il y en a aussi ! L’ergonomie d’un poste de travail pourrait en être la raison. Par exemple, un mal éclairage du bureau, une mauvaise position… entraînent des troubles visuels, des problèmes musculosquelettiques…

Une fois les risques identifiés, il ne reste plus qu’à les noter dans le document unique. Cela ne se fait pas de n’importe quelle manière ; au contraire, les classer par ordre de gravité permet de mieux les cerner. Ensuite vient la mise en place des mesures de prévention adéquates, à tous les niveaux (aspects psychosociaux, organisationnels, etc.). Tantôt, il faudrait réaménager l’espace, tantôt le style de leadership travail a besoin de changements. Des formations seraient aussi les bienvenues !

Pour qui est destiné le document unique administratif ?

Tout employé de bureau sans exception est concerné par le document unique administratif ainsi que la mise à jour document unique : allant des secrétaires aux comptables, en passant par les assistantes… Bref, leur effectif peut atteindre la moitié du personnel de toute une société ! Or, toutes les entreprises, quel que soit leur domaine d’intervention (commerces, comptabilité, banques, bureaux d’études…) emploient des salariés dans leurs locaux de bureau.

Le document unique est bien plus qu’un document administratif ; sa rédaction est obligatoire.

D’autant plus qu’il se démarque des simples documents par le fait qu’il est très précis. Des études de plan d’action pour prévention des risques professionnels sont par exemple contenues dedans. Il est normal que toutes personnes qui se chargent de cette élaboration aient besoin de suivre une formation au préalable au sein de Formatop.

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